Rekisterin sisältö
Suomen Demokratian Pioneerien Liitto ry (jäljempänä Pinskut) ylläpitää jäsen- ja yhteystietorekisteriä yhdessä jäsenjärjestöjensä kanssa. Pinskujen jäsenjärjestöjä ovat osasto-, alue- ja piirijärjestöt. Rekisterin valtakunnallinen yhteyshenkilö on Pinskujen järjestösuunnittelija. Alueellisina yhteyshenkilöinä toimivat Pinskujen piiri-, alue- ja osastojärjestöjen sihteerit, puheenjohtajat ja/tai työntekijät. Henkilön asuinpaikan perusteella määritellään minkä jäsenjärjestöjen toiminnan piiriin hän kuuluu, ellei henkilö itse toisin ilmoita.
Rekisteriin kirjataan Pinskujen:
- jäsenten,
- toimintaan osallistuvien, sekä
- tiedotuksen piirissä olevien
Alaikäisten kohdalla rekisteriin tallennetaan myös heidän huoltajiensa yhteystiedot. Huoltajien tiedot poistetaan henkilöiden täytettyä 18 vuotta, ellei huoltaja itse ole jäsen, toimintaan osallistuva tai tiedotuksen piirissä oleva.
Rekisterin tietolähteet
Rekisterin tietoja käytetään jäsenasioista tiedottamiseen, alueellisten ja valtakunnallisten tapahtumien markkinointiin, aktiivitoimijoiden kontaktointiin ja keskinäiseen kommunikointiin toiminnan järjestämisen yhteydessä.
Rekisterin tiedot kootaan:
- Tapahtumaosallistumisten perusteella
- Nettilomakkeen kautta
- Paperisella liittymis-/lisätietolomakkeella
Paperiset liittymislomakkeet skannataan/valokuvataan, jonka jälkeen ne tuhotaan.
Rekisteriin tallennettavat tiedot
Rekisteriin on mahdollista tallentaa seuraavia tietoja.
Ensisijaiset eli suorat henkilötiedot
Etu- ja sukunimi
Nimitietoa säilytetään, jotta ihmiset voidaan yksilöidä ja heitä voidaan kontaktoidessa puhutella oikein.
Syntymäaika
Syntymäaikaa säilytetään, jotta ihmiset voidaan yksilöidä heille kuuluvaan ohjelmalliseen ikäkauteen.
Jäsenjärjestö
Jäsenjärjestö kertoo:
- mihin Pinskujen jäsenjärjestöön ko. henkilö kuuluu (jos kuuluu)
- määrää osaltaan sen, mihin loogiseen rekisteriin ko. henkilö kuuluu
Postiosoite- ja toimipaikka
Postiosoitetta säilytetään, jotta rekisterin henkilöille voidaan lähettää mm.:
- tapahtumien mainospostia
- tapahtumien ilmoittautumiskirjeitä
- vuosikokouskutsuja (jäsenille)
Sähköpostiosoite
Sähköpostiosoitetta säilytetään samoista syistä kuin fyysistä postiosoitettakin. Tämän lisäksi sähköpostiosoitetta säilytetään, jotta henkilölle voitaisiin luoda käyttäjätunnukset Pinskupakkia varten. Käyttäjätunnus vastaavasti parantaa rekisterissä olevan henkilön oikeuksia, sillä sen avulla hän pääsee tarkastelemaan omia tietojaan.
Puhelinnumero
Puhelinnumeroa säilytetään, jotta henkilö voitaisiin tarvittaessa tavoittaa puhelimitse.
Ruokavalio
Ruokavaliotietoa säilytetään, jotta tapahtumiin osallistuessa henkilön ei tarvitsisi luetella ruoka-aineallergioitaan joka kerta uudestaan.
Terveyshuomiot
Terveyshuomioita säilytetään, jotta tapahtumiin osallistuessa henkilön ei tarvitsisi luetella terveystietojaan joka kerta uudestaan.
Ruokavalio- ja terveystiedot pidetään tapahtumien ulkopuolella tallessa vain, mikäli henkilö on antanut niiden säilyttämiseen suostumuksensa. Nämä tiedot poistetaan pyydettäessä. Luvan ruokavalio- ja terveystietojen tallessa pitämiseen voi milloin tahansa antaa tai poistaa kirjautumalla pinskupakkiin omilla käyttäjätunnuksilla, ja muokkaamalla asiaankuuluvaa kohtaa omalla käyttäjäsivullaan.
Toissijaiset eli johdetut henkilötiedot
Toissijaiset henkilötiedot eivät ole suoraan henkilöön yhdistettäviä tietoja, vaan ne liittyvät järjestön toimintaan.
Yhteystiedon tyyppi
Jokaiselle rekisterin henkilölle määritellään Yhteystiedon tyyppi jotta tiedettäisiin miksi ko. henkilö lähtökohtaisesti on rekisterissä. Yhteystiedon tyyppiä voidaan käyttää hyödyksi myös tietotilinpäätöstä tehtäessä.
Valtakunnalliset luokitukset
Valtakunnalliset luokitukset ovat erilaisia luokituksia, joita henkilölle annetaan.
Tapahtumaosallistumiset
Pakkiin tallennetaan jokaisen henkilön osallistumiset eri pinskujärjestöjen tapahtumiin. Tapahtumaosallistumiset pidetään tallessa kahdesta syystä:
- jotta saadaan kokonaiskuva siitä, minkälainen pinskutausta kullakin henkilöllä on
- jotta voidaan jakaa rekisterin käyttöoikeudet tapahtuman järjestäneelle taholle
Koulutushistoria
Koulutushistoria tallennetaan jotta:
- saadaan kokonaiskuva kunkin henkilön koulutustasosta
- voidaan jakaa oikeita käyttöoikeuksia sivuston muille osille
Osaamisalueet
Osaamisalueet tallennetaan jotta ihmisten osaamisalueet voidaan kartoittaa tapahtumien ja muun toiminnan suunnittelua varten.
Huoltajuussuhde
Jokaisesta alaikäisestä henkilöstä tallennetaan huoltajuussuhde, eli tieto siitä kuka on ko. henkilön huoltaja, ja se, onko hän itse jonkun tai joidenkin huoltaja. Huoltajuussuhde merkitään viittaamalla toisiin henkilörekisterin henkilöobjekteihin, ja jokaisella rekisterin henkilöllä voi olla merkittynä yksi huoltaja sekä yksi tai useampi huollettava. Huoltajuussuhde on lain mukaan oltava tiedossa, mikäli rekisterissä oleva henkilö on alaikäinen. Huoltajuussuhdetieto poistetaan henkilön täysi-ikäistyessä.
Rekisterin tietoja ei luovuteta järjestöyhteisön, eli Pinskujen järjestöjäsenten ulkopuolelle. Järjestöyhteisön sisällä rekisterin tiedot ovat saatavilla hierarkisesti: osasto saa käsitellä omia tietojaan, aluejärjestö kaikkien osastojensa tietoja ja piirijärjestö kaikkien aluejärjestöjensä ja ko. aluejärjestöjen osastojen tietoja. Keskusjärjestö saa käsitellä kaikkia rekisterin yhteystietoja. Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.