Kokouksen sujuvuudesta on vastuussa jokainen kokoukseen osallistuva henkilö, joten luottamustoimisilla tulee olla hallussa kokoustekniset asiat. On myös tärkeää tiedostaa, että kokouksen ja palaverin välillä on selvä ero. Kokous tulee kutsua sääntöjen mukaan koolle ja sihteeri kirjaa kokouksesta pöytäkirjan. Vapaamuotoisemman palaverin voi kutsua koolle parhaaksi katsomalla tavallaan, palaverissa voi olla nimetty sihteeri, joka kirjoittaa tapaamisen pohjalta muistion tarvittaessa.
Kokous
Kokous on sääntöihin ja vakiintuneisiin tapoihin sidottu, määrämuotoinen vuorovaikutus- ja päätöksentekotilanne, jonka tavoitteena on hoitaa yhteisiä asioita ja saada aikaan osanottajien hyväksymiä päätöksiä. Näin ollen kokoustekniikan tunteminen on osa kokoustaitoa ja siten tärkeä osa kansalaisyhteiskunnan toteutumista. Onnistunut kokous on demokraattinen keskustelu- ja päätöksentekotilaisuus, jossa jokainen täysivaltainen osanottaja saa vapaasti ilmaista mielipiteensä ja jossa jokaisen ääni on samanarvoinen. Yhdistyslaissa tai yhdistyksen säännöissä on määritelty yhteisesti sovittuja menettelytapoja, joilla pyritään hahmottamaan tämän vapauden rajat ja varmistamaan kokousdemokratian toteutuminen. (Jyväskylän yliopisto 2020.)
Kokouksen valmistelu
Kokouksen huolellinen valmistelu on tärkeää yhteisten asioiden ajamiseksi, omien tavoitteiden saavuttamiseksi sekä päätösten tekemiseksi. Yhdistyksen kokouksen valmistelusta vastaa hallitus. Hallituksen kokoukset valmistelevat yleensä puheenjohtaja ja sihteeri yhdessä tai vaihtoehtoisesti palkattu työntekijä, joka usein toimii myös asioiden esittelijänä ilman äänioikeutta. Valmistautuminen on tärkeää kaikille kokoukseen osallistuville tahoille. Ennalta asioihin perehtyminen auttaa jokaista osallistujaa puheenvuorojen pitämisessä, seuraamisessa ja kirjaamisessa. Kokousasiat käsitellään esityslistan osoittamassa järjestyksessä. Ennen kokousta tulee huolehtia käytännön järjestelyistä, kuten paikasta, kapasiteetin riittävyydestä, tarvittavista materiaaleista, tarjoiluista ja muusta ohjelmasta. (Jyväskylän yliopisto 2020.)
-
Kokous tulee kutsua sääntöjen määräämällä tavalla koolle. Kokouskutsu on asiakirja, jonka avulla kokous kutsutaan koolle. Kokouskutsun liitteenä toimitetaan esityslista ja mahdollisesti muuta kokousmateriaalia.
-
Puheenjohtaja on kokousvirkailija, joka valmistelee ja johtaa kokoukset ja joka tarvittaessa edustaa yhdistystä, vastaa tiedottamisesta sihteerin ohella sekä huolehtii päätösten toteutumisesta. Puheenjohtajan tulee olla puolueeton johtaessaan kokousta. Osanottajana äänestyksissä ja vaaleissa myös puheenjohtaja on oikeutettu äänestämään. Puheenjohtajana hänellä on samat oikeudet ja velvollisuudet kuin muillakin osanottajilla. Puheenjohtajalle valitaan usein varapuheenjohtaja, joka johtaa puhetta varsinaisen puheenjohtajan ollessa estynyt.
-
Sihteeri on kokousvirkailija, jonka tehtävänä on pitää tarkkaa kirjaa kokouksen puheenvuoroista ja päätöksistä sekä laatia kokouksen pöytäkirja.
-
Jokainen kokoukseen osallistuva tutustuu esityslistaan etukäteen, mikäli se on toimitettu kokouskutsun yhteydessä ennalta. Esityslista on kokousasiakirja, jossa kokouksessa käsiteltävät asiat luetellaan niiden käsittelyjärjestyksessä.
-
Kokouksessa tarvitaan kokouskutsun ja esityslistan lisäksi mahdollisesti myös muita asiakirjoja. Näistä mainittakoon esimerkkinä valtakirja. Osallistujat perehtyvät myös huolellisesti kaikkiin niihin päätösasioihin, joita on tarkoitus käsitellä. Osallistujat perehtyvät ennalta kokoustekniikkaan niin, että osaavat tehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti toimia varsinaisessa kokoustilanteessa. Kokoustekniikka on osa kokoustaitoa, joka puolestaan on osa yksilön viestintäosaamista eli kommunikatiivista kompetenssia. (Jyväskylän yliopisto 2020.)
Kokouksen kulku
Yhdistyksen viralliset kokoukset etenevät määrämuotoisesti. Kokouksen kulkuun vaikuttavat yhdistyslain määräykset, yhdistyksen säännöt, kokoustekniikka eli menettelytavat ja viestintätaidot. Puheenjohtaja johdattaa kokousta eteenpäin esityslistan mukaisesti sekä ohjeistaa tarvittaessa erilaisissa toimissa kuten äänestystilanteissa. Puheenjohtaja huolehtii, että jokainen menettelee kokousteknillisesti oikein sekä kunnioittaa turvallisen tilan sääntöjä. Mikäli kokouksen aikana ei tule poikkeavuuksia, kokous etenee esityslistan mukaisesti. Kun kokous on päättynyt puheenjohtajan toimesta, tehdään tarvittavat jälkitoimet ja aloitetaan niiden työstö. (Jyväskylän yliopisto 2020.)
Kokouksen jälkitoimet
Kokouksen jälkitoimilla tarkoitetaan kaikkia niitä toimenpiteitä, jotka seuraavat kokousta, sen päätösten toimeenpanoa ja asiakirjojen toimittamista. Tällaisia jälkitoimiin kuuluvia asiakirjoja ovat esimerkiksi pöytäkirja, mahdolliset sopimukset ja uuden kokouksen kokouskutsun ja esityslistan toimittaminen. (Jyväskylän yliopisto 2020.)