Rekisterin kuvaus

Suomen Demokratian Pioneerien Liitto ry (jäljempänä Pinskut) ylläpitää jäsen- ja yhteystietorekisteriä yhdessä jäsenjärjestöjensä kanssa. Pinskujen jäsenjärjestöjä ovat osasto-, alue- ja piirijärjestöt. Rekisterin valtakunnallinen yhteyshenkilö on Pinskujen järjestökoordinaattori. Alueellisina yhteyshenkilöinä toimivat Pinskujen piiri-, alue- ja osastojärjestöjen sihteerit, puheenjohtajat ja/tai työntekijät. Henkilön asuinpaikan perusteella määritellään minkä jäsenjärjestöjen toiminnan piiriin hän kuuluu, ellei henkilö itse toisin ilmoita.

Rekisteriin kirjataan Pinskujen:

  1. jäsenten,
  2. toimintaan osallistuvien, sekä
  3. toiminnasta kiinnostuneiden henkilöiden​ yhteystiedot

Alaikäisten kohdalla rekisteriin tallennetaan myös heidän huoltajiensa yhteystiedot. Rekisterin tietoja käytetään jäsenasioista tiedottamiseen, alueellisten ja valtakunnallisten tapahtumien markkinointiin, aktiivitoimijoiden kontaktointiin ja keskinäiseen kommunikointiin toiminnan järjestämisen yhteydessä.

Rekisterin tiedot kootaan:

  1. Tapahtumaosallistumisten perusteella
  2. Nettilomakkeen kautta
  3. Paperisella liittymis-/lisätietolomakkeella

Paperiset liittymislomakkeet skannataan/valokuvataan, jonka jälkeen ne tuhotaan.

Rekisteriin on mahdollista tallentaa seuraavia tietoja.

Primääriset eli suorat henkilötiedot

Etu- ja sukunimi

Nimitietoa säilytetään, jotta ihmiset voidaan yksilöidä ja heitä voidaan kontaktoidessa puhutella oikein.

Syntymäaika

Syntymäaikaa säilytetään, jotta ihmiset voidaan yksilöidä heille kuuluvaan ohjelmalliseen ikäkauteen.

Jäsenjärjestö

Jäsenjärjestö kertoo:

  1. mihin pioneerijärjestöön ko. henkilö kuuluu (jos kuuluu)
  2. määrää osaltaan sen, mihin loogiseen rekisteriin ko. henkilö kuuluu
Postiosoite- ja toimipaikka

Postiosoitetta säilytetään, jotta rekisterin henkilöille voidaan lähettää mm.:

  • tapahtumien mainospostia
  • tapahtumien ilmoittautumiskirjeitä
  • vuosikokouskutsuja (jäsenille)
Sähköpostiosoite

Sähköpostiosoitetta säilytetään samoista syistä kuin fyysistä postiosoitettakin. Tämän lisäksi sähköpostiosoitetta säilytetään, jotta henkilölle voitaisiin luoda käyttäjätunnukset Pinskupakkia varten. Käyttäjätunnus vastaavasti parantaa rekisterissä olevan henkilön oikeuksia, sillä sen avulla hän pääsee tarkastelemaan omia tietojaan.

Puhelinnumero

Puhelinnumeroa säilytetään, jotta henkilö voitaisiin tarvittaessa tavoittaa puhelimitse.

Ruokavalio

Ruokavaliotietoa säilytetään, jotta tapahtumiin osallistuessa henkilön ei tarvitsisi luetella ruoka-aineallergioitaan joka kerta uudestaan.

Terveyshuomiot

Terveyshuomioita säilytetään, jotta tapahtumiin osallistuessa henkilön ei tarvitsisi luetella terveystietojaan joka kerta uudestaan.

Ruokavalio- ja terveystiedot pidetään tapahtumien ulkopuolella tallessa vain, mikäli henkilö on antanut niiden säilyttämiseen suostumuksensa. Nämä tiedot poistetaan pyydettäessä. Luvan ruokavalio- ja terveystietojen tallessa pitämiseen voi milloin tahansa antaa tai poistaa kirjautumalla pinskupakkiin omilla käyttäjätunnuksilla, ja muokkaamalla asiaankuuluvaa kohtaa omalla käyttäjäsivullaan.

Sekundääriset eli johdetut henkilötiedot

Sekundääriset henkilötiedot eivät ole suoraan henkilöön yhdistettäviä tietoja, vaan ne liittyvät järjestön toimintaan. 

Yhteystiedon tyyppi

Jokaiselle rekisterin henkilölle määritellään Yhteystiedon tyyppi jotta tiedettäisiin miksi ko. henkilö lähtökohtaisesti on rekisterissä. Yhteystiedon tyyppiä voidaan käyttää hyödyksi myös tietotilinpäätöstä tehtäessä.

Valtakunnalliset luokitukset

Valtakunnalliset luokitukset ovat erilaisia luokituksia, joita henkilölle annetaan.

Tapahtumaosallistumiset

Pakkiin tallennetaan jokaisen henkilön osallistumiset eri pinskujärjestöjen tapahtumiin. Tapahtumaosallistumiset pidetään tallessa kahdesta syystä:

  1. jotta saadaan kokonaiskuva siitä, minkälainen pioneeritausta kullakin henkilöllä on
  2. jotta voidaan jakaa rekisterin käyttöoikeudet tapahtuman järjestäneelle taholle
Koulutushistoria

Koulutushistoria tallennetaan jotta:

  1. saadaan kokonaiskuva kunkin henkilön koulutustasosta
  2. voidaan jakaa oikeita käyttöoikeuksia sivuston muille osille
Osaamisalueet

Osaamisalueet tallennetaan jotta ihmisten osaamisalueet voidaan kartoittaa tapahtumien ja muun toiminnan suunnittelua varten.

Huoltajuussuhde

Jokaisesta alaikäisestä henkilöstä tallennetaan huoltajuussuhde, eli tieto siitä kuka on ko. henkilön huoltaja, ja se, onko hän itse jonkun tai joidenkin huoltaja. Huoltajuussuhde merkitään viittaamalla toisiin henkilörekisterin henkilöobjekteihin, ja jokaisella rekisterin henkilöllä voi olla merkittynä yksi huoltaja sekä yksi tai useampi huollettava. Huoltajuussuhde on lain mukaan oltava tiedossa, mikäli rekisterissä oleva henkilö on alaikäinen. Huoltajuussuhdetieto poistetaan henkilön täysi-ikäistyessä.

Rekisterin tietoja ei luovuteta järjestöyhteisön, eli Pinskujen järjestöjäsenten ulkopuolelle. Järjestöyhteisön sisällä rekisterin tiedot ovat saatavilla hierarkisesti: osasto saa käsitellä omia tietojaan, aluejärjestö kaikkien osastojensa tietoja ja piirijärjestö kaikkien aluejärjestöjensä ja ko. aluejärjestöjen osastojen tietoja. Keskusjärjestö saa käsitellä kaikkia rekisterin yhteystietoja. Rekisterin tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Tämän sivun lyhytosoite on: pinskupakki.fi/node/4428